Politica de Datos | Boreal Apartamentos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información.

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los clientes, arrendatarios, empleados, instituciones aliadas y proveedores que interactúan con Sohnos S.A.S. (EL RESPONSABLE), en su calidad de administradora del proyecto Boreal, en esa medida, responsable de la información personal. EL RESPONSABLE, desarrolla sus actividades como una entidad de carácter privado, identificada con el Nit. 900.938.489-5 domiciliada en la ciudad de Manizales, Colombia, con correo electrónico admon@sohnos.com y teléfono (606)8911445.

2. Alcance

Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento EL RESPONSABLE resulte administrador dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complemente o reglamente. La presente política únicamente resulta aplicable a EL RESPONSABLE del tratamiento de la información, y de ninguna manera se hace extensiva a actividades de procesamiento de información personal que sean realizadas por terceros o que sean efectuadas a partir de sus instrucciones socios de actividades de mercadeo o publicidad y otros prestadores de servicios.

3. Definiciones

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por EL RESPONSABLE dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de poder poner a disposición del público la política de privacidad;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento;
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. EL RESPONSABLE en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de los arrendatarios, invitados a las instalaciones de las residencias y funcionarios, a los cuales les resultan aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política;
Dato privado: Es el dato que es solo relevante para su titular;
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Proyecto: Es Ulivin el primer proyecto de vivienda universitaria en Manizales, compuesto de dos torres con capacidad para cerca de 210 estudiantes del cual el responsable actúa como Operador.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

4. Tratamiento de la Información Personal

Esta política es aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a EL RESPONSABLE directamente o a través de terceros sus datos mediante cualquier medio verbal, escrito, en línea o físico y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas, son recaudados por la entidad. Los datos personales que EL RESPONSABLE recolecta, almacena, y de cualquier otra forma trata, son administrados por su personal, son confidenciales y solo son utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como de acuerdo con lo que se establece en los siguientes aspectos de tratamiento de la información personal:

4.1. Tratamiento de la información personal en la actividad de administración del Proyecto: El responsable podrá utilizar la información personal con el fin de ofrecer un servicio adecuados a las necesidades del Proyecto cuya administración le ha sido confiada, lo anterior dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

4.2. Tratamiento de información personal en la actividad comercial y de mercadeo: EL RESPONSABLE podrá utilizar la información personal recopilada, para ofrecer a los titulares de la información boletines informativos, explicación del Proyecto y sus condiciones económicas, así como para compartirles otros mensajes de mercadeo tales como encuestas y opiniones. Las comunicaciones pueden realizarse a través de correo electrónico, correo físico, anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de texto (incluso SMS y MMS), y otros medios.

4.3. Tratamiento de la información personal en las actividades de recursos humanos: Para sus actividades de selección de personal y bienestar social EL RESPONSABLE recolecta y almacena datos personales de sus colaboradores y funcionarios, información que es recibida directamente de los titulares de la información y que es tratada conforme con la presente política y dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información.

4.4. Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente: Para el proceso de Atención al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos EL RESPONSABLE recolecta y almacena información personal de arrendatarios, residentes y sus representantes, en caso de menores de edad, y visitantes. La información recibida por EL RESPONSABLE es entregada por los titulares de la información y es tratada conforme a la presente política y dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información. Los términos para la contestación de los derechos de petición relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, son los previstos en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 como se consagra en la presente política.

4.5. Tratamiento Información recibida de Terceros: La información recibida por EL RESPONSABLE a través de fuentes como revistas impresas, y otras instituciones o canales no oficiales del proyecto, operadores y terceros en general, incluyendo la correspondiente a referidos que pueden estar interesados en los servicios del Proyecto es recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo, el uso dado a esta información está dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia de EL RESPONSABLE. En el caso de personas referidas, en las comunicaciones iniciales se les informa quien es la persona que las refirió, el objetivo de la comunicación y la forma como pueden ejercer sus derechos en caso de que no quieran la realización de contactos adicionales. EL RESPONSABLE, mantiene con estos terceros convenios o acuerdos, en particular los correspondientes a la administración del Proyecto, en los cuales se establecen sus responsabilidades y obligaciones en materia de tratamiento de la información personal.

5. Finalidades del Tratamiento de la Información: En cada caso de recolección de datos por parte de EL RESPONSABLE, las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

Proporcionar servicios como operador del Proyecto
Actividades de mercadeo incluyendo propuestas de servicios, encuestas de satisfacción, de investigación de mercado, actividades de prospección comercial y creación de perfiles de clientes.
Envío de información acerca de los servicios y eventos del Proyecto
Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con funcionarios, colaboradores o contratistas que EL RESPONSABLE pueda tener con los titulares de datos personales;
Actividades como la gestión contable y financiera EL RESPONSABLE podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de los datos personales.

EL RESPONSABLE podrá contactar a los titulares de datos personales a través de correo electrónico, comunicación telefónica, documentos físicos y otros medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso EL RESPONSABLE enajenará o entregará esta información a un tercero, diferente a los mencionados de forma general dentro de las finalidades, a menos que resulte necesario para su adecuado cumplimiento, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.

La entidad podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la entidad.

EL RESPONSABLE podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas, con base en los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de los datos personales.

6. Obligaciones del responsable del tratamiento:

EL RESPONSABLE como administrador de la información cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Derechos del titular: El titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL RESPONSABLE. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por EL RESPONSABLE, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información EL RESPONSABLE ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez al mes.

8. Autorizaciones y consentimiento:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de EL RESPONSABLE, se hace, en caso de resultar obligatorio previo consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos.

8.1. Medios para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitio Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

8.2. Prueba de la autorización: EL RESPONSABLE utiliza los mecanismos con que cuenta actualmente para implementar las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9. Atención de peticiones, consultas y reclamos.

9.1. Área responsable: EL RESPONSABLE a través del área de Dirección, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.

9.2. Consultas: De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Peticiones y reclamos: De conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 cuando El Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante EL RESPONSABLE del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a EL RESPONSABLE del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como cliente, o mantenga una relación contractual con EL RESPONSABLE o sea necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto del mismo, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual y ya no resulta necesario para EL RESPONSABLE mantener la información con el fin de cumplir sus obligaciones, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus funcionarios, aliados y clientes o atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

EL RESPONSABLE en desarrollo de su objeto social se puede apoyar en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades y en esa medida ha instruido a esos terceros para que la recolección de la información personal, cualquiera que esta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes, sin embargo, en caso de incumplimiento de esos terceros a sus obligaciones no será asumida una responsabilidad al respecto por EL RESPONSABLE que, en tales casos, actúa como tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada.

En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros EL RESPONSABLE hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros encargados de la recolección de la información, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

9.4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos: Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por EL RESPONSABLE a través de los siguientes mecanismos: • Envío de correo electrónico: admon@sohnos.com • Comunicación telefónica al teléfono: (606)8911445 • Directamente en las oficinas de Carrera 24ª N°60-49 Oficina 201 en la ciudad de Manizales.

10. Normatividad vigente:

Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

11. Vigencia:

La presente política entra en vigencia a partir del mes de octubre de 20122. Los datos personales tratados por EL RESPONSABLE permanecerán en la base de datos de la entidad hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados. EL RESPONSABLE se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. EL RESPONSABLE publicará en el sitio web del Proyecto cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política.